Comment fonctionne le logiciel Netty ?

Les menus du logiciel fonctionnent sur ce que l'on appelle des onglets persistants. Cela veut dire que même si vous changez de menu (par exemple de Biens vers Contacts) votre travail et les informations que vous auriez saisies ne seront pas perdus.
IMPORTANT : veuillez ne jamais cliquer sur la flèche de retour de votre navigateur. En cliquant sur ce bouton retour vous revenez des actions en arrière et pas des pages. Cela peut vous faire perdre d'informations déjà saisies.

BIENS
• Dernier bien A cet emplacement vous trouverez un raccourci vers le dernier bien que vous aurez consulté avec sa référence.
• Nouveau bien ce bouton vous permettra de créer un nouveau bien.
• Recherche vous pourrez rechercher un bien en fonction d'une multitude de critères. C'est la recherche avancée. Chaque fiche de bien
• Biens immobiliers la liste de l'ensemble de vos biens en fonction du type de bien (appartement, maison, terrain etc) ou du type de transaction (vente, location, viager, etc.).
• Estimations Liste de l'ensemble de vos biens en prospection ou estimation. Cela correspond aux biens qui ne sont pas encore dans le portefeuille de l'agence (le propriétaire n'a pas encore signé un mandat avec l'agence).
• Pige Liste de l'ensemble de vos piges. Celles qui ont été consultées au moins une fois sont dans une couleur différente.
• Vitrine dynamique un affichage spécifique pour les écrans de votre agence. Permet de faire dérouler vos biens en grand format sur un écran à la vitrine de votre agence.

CONTACTS
• Carnet d'adresses Liste de l'ensemble de vos contacts. Il s'agit du carnet d'adresses centralisé de l'agence. Il regroupe plusieurs types de contacts : propriétaires, acquéreurs, promoteurs, notaires, etc. Pour chaque fiche, vous avez des éléments associés et des observations. Vous pouvez notamment consulter tous les échanges par email qui ont été faites depuis le logiciel avec un contact donné.
• Fiches les acquéreurs liste de l'ensemble de vos fiches acquéreurs. Il s'agit des fiches complètes comportant la recherche de vos clients acquéreurs. Vous pouvez les créer manuellement via le bouton "Nouvelle fiche acquéreur". Elles peuvent être créées automatiquement si un internaute s'inscrit à une alerte email depuis votre site web.
Le rapprochement avec votre portefeuille de biens se fait automatiquement et vous verrez le chiffre se mettre à jour à chaque chargement de la page. En cliquant dessus vous pouvez consulter les biens correspondants au rapprochement et faire des actions diverses (envoyer la fiche du bien par email, prévoir une visite dans l'agenda etc.).
• Alertes mail Liste de l'ensemble des personnes étant inscrites aux alertes mail depuis votre site web, avec un suivi détaillé des mails envoyés automatiquement par le logiciel.

SUIVI
• Registre des mandats Liste de l'ensemble de vos mandats (clos ou en cours). Les différents critères vous permettent de rechercher rapidement un mandat spécifique, aussi bien dans le temps qu'en fonction des contacts, biens ou négociateurs.
• Tableau de bord le tableau de bord est alimenté par le registre des mandats. À chaque transaction, les données seront enregistrées ici afin de vous permettre d'avoir un suivi détaillé de ce qu'il se passe au sein de votre agence (transactions réalisées, compromis signés, activité de chaque négociateur, etc.)
• Documents type Liste de l'ensemble de vos documents types relatifs à votre activité (mandats, avenants, compromis, contrats, etc.). Ces documents sont générés automatiquement par le logiciel et sont régulièrement mis à jour par un expert juridique. Vous avez la possibilité de télécharger vos propres modèles et de les utiliser à la place de ceux qui sont déjà prévus de base. Un guide spécial « Documents type » est disponible pour vous appuyer dans la démarche.
• Espace de stockage Permet de stocker en ligne et de classer tout type de documents et de fichiers, comme par exemple une facture, un diagnostic ou un plan (PDF, Word, Excel, images aux autres). Ces documents peuvent être envoyés en tant que pièces-jointes depuis l\email dans le logiciel. L'inverse est également possible : vous pouvez enregistrer des pièces-jointes directement dans l'espace de stockage.
Il est possible de créer des différents dossiers qui seront privés (visibles uniquement par vous) ou publics (visibles par d'autres négociateurs, et même publiés sur le site web de votre agence).

AGENDA
Il s'agit d'un agenda répertoriant toutes vos tâches. Celui-ci peut être partagé avec d'autres négociateurs via les droits d'accès au logiciel gérés par l'administrateur. Vous pouvez également éditer des notes de type « Post-it » à partir de cet onglet.
• Visites Liste de l'ensemble de vos visites déjà effectuées ou prévues. Permet d'avoir un coup d'œil rapide sur toutes les visites (nom de l'acquéreur, biens visités, date de la visite, négociateur, résultat de la visite et compte rendu).

EMAIL
Vous retrouverez ici votre boîte mail intégrée au logiciel.

CARTES
Cet espace vous permet de consulter des cartes interactives et de localiser l'ensemble de vos biens sur une carte.

PARAMÈTRES
• Comptes d'accès cet espace permet à l'administrateur du logiciel de paramétrer les comptes de chaque négociateur de votre agence. C'est ici que vous pouvez créer le compte d'un négociateur et définir ses droits d'accès.
• Préférences vous permet de modifier les renseignements de votre agence (immatriculation par exemple), ainsi que différentes options concernant le logiciel. Vous pouvez paramétrer les types de transaction et types de biens gérés par l'agence. Admettons que vous ne faites que de la vente, le logiciel vous activera automatiquement toutes les options relatives à la vente et vous ne verrez plus la location dans les types de transactions par exemple). Cette rubrique vous permet de mettre en place des paramétrages intéressants et avancés au niveau de votre logiciel. Consacrez-y du temps.
• Partage chaque négociateur a la possibilité de partager sa boîte mail avec d'autres négociateurs.
• Export vous permet d'exporter vos contacts directement dans un tableau Excel, ou en vCard, vos biens dans un tableau Excel ainsi que le registre des mandats dans un tableau Excel. La fonctionnalité est uniquement disponible au compte administrateur
• Passerelles cette page vous permet de suivre les transferts réalisés vers les sites d'annonces immobilières.
• Notifications Ici vous pouvez visualiser toutes les notifications (rappel de tâches imminentes ou à effectuer, des mandats arrivant à échéance etc.

1. Créer un bien : cliquez sur l'onglet Biens où vous retrouverez le bouton "Nouveau bien" sur la barre de haut. Vous avez aussi la possibilité de cliquer sur "Nouveau" depuis le fil d'actualités.

Sélectionner le type de bien que vous souhaitez créer (type d'offre, type de bien, ainsi que le mandat). Une fois la première étape validée, vous arrivez sur le formulaire de création du bien (la fiche détaillée).

IMPORTANT : Une particularité est à noter ici. Lorsque vous créez un nouveau bien, si vous laissez le champ Mandat vide, vous aurez la possibilité de créer le mandat directement sur la page de renseignement du bien. Vous pouvez également sauter cette étape et renseigner le mandat plus tard. Une fiche de bien peut exister dans le logiciel sans de numéro de mandat associé. Dans ce cas vous aurez un message en rouge dans la fiche.

2. Propriétaire : Lors de la création de la fiche du bien vous avez la possibilité de créer également la fiche contact du propriétaire, si elle n'existe pas déjà dans le logiciel. Cependant, si vous avez déjà créé le contact, il vous suffira d'écrire son nom dans le champ Propriétaire, et ces informations seront pré remplies sur la fiche du bien.

Ensuite, il suffit de remplir les champs vides avec les informations concernant le bien, puis de cliquer sur le bouton vert Enregistrer en bas de la page.

3. Localisation : Vous avez la possibilité de placer vous-même le pointeur sur la carte qui indiquera l’emplacement exact du bien. Pour modifier son emplacement sur la carte, il vous suffira de cliquer sur le bouton d’édition (le crayon à droite) et de déplacer le pointeur sur la carte.

Vous retrouverez toutes les informations de votre bien exactement de la même manière qu'une fiche contact.

4. Photos : Une fois votre fiche de bien enregistrée, vous retrouverez à droite une barre d'outils grise. Vous trouverez sur celle-ci l'icône "Photos".

Pour déposer une photo, il vous suffit de cliquer sur « Parcourir » et de sélectionner à partir de votre disque dur les photos que vous souhaitez associer au bien.

Une fois la photo téléchargée, elle s'affichera en miniature en haut de l'écran. Sachez que vous pouvez définir l'ordre d'apparition des photos. La photo la plus à gauche sera la première, et ainsi de suite. Pour cela, laisser le clique gauche enfoncé sur le haut de la photo, puis glisser la photo à l'emplacement souhaité.

Pour supprimer une photo, cliquer sur la petite croix dans le coin supérieur droit de la photo.

Voilà comment se présente l'indicateur d'étape sur la fiche d'un bien, en l'occurrence une maison. Ces étapes sont indiquées en haut de l'écran. Ici, votre bien est "sur le marché".

Plusieurs étapes sont disponibles pour vous aider à gérer votre bien. L'étape suivante est "sous compromis". Lorsque vous cliquez sur cette étape, plusieurs champs sont à remplir.

L'étape suivante est "vendu/retiré". En cliquant sur cette étape, il vous sera demandé de remplir quelques champs.

Une fois votre bien vendu (ou retiré), vous devez l'archiver, en cliquant sur la dernière étape, tout à droite. Noter qu'il s'agit d'une autre méthode pour archiver un bien, vous pouvez également vous référer à la méthode expliquée plus haut dans le guide.

Veuillez également prendre note que pour archiver un bien par cette méthode, votre bien doit auparavant être dans l'étape "Vendu/retiré".

Si vous souhaitez envoyer la fiche d'un bien par mail à un contact, rendez-vous sur la fiche du bien concerné, puis dans la barre d'outils située à droite, cliquez sur l'enveloppe.

Si vous souhaitez envoyer plusieurs biens en même temps, veuillez sélectionner les biens à partir de la liste, puis cliquez sur « Envoyer par mail » en bas de page.

Vous serez alors redirigé vers votre boîte mail, où il vous suffira de remplir uniquement le ou les destinataires du mail.

Veuillez noter que si le bien est visible sur votre site, un lien sera introduit automatiquement dans le mail.

Si vous souhaitez télécharger la fiche de présentation d'un bien sur votre ordinateur, rendez-vous sur la fiche d'un bien. Puis, dans le menu vertical de droite, cliquez sur le bouton « Imprimer (PDF) »

Une petite fenêtre va s'ouvrir.

Ici, vous avez le choix entre différentes options que vous souhaitez voir apparaître sur la fiche de présentation du bien. Une fois votre sélection faite, cliquez sur Valider. Le PDF se téléchargera sur votre ordinateur. Pour l'imprimer, il ne vous reste plus qu'à ouvrir ce fichier PDF et à l'imprimer.

La multidiffusion peut être activée indépendamment pour chaque bien à partir de l'onglet Biens. Rendez-vous sur la liste des biens et tout à droite, se trouve un petit mégaphone.

Lorsque vous passez la souris dessus, une petite fenêtre s'ouvre où vous pourrez cocher les différents sites sur lesquels votre bien sera publié.

La même fonctionnalité est accessible depuis la fiche du bien.

Pour activer une passerelle vers un site payant, il suffit de communiquer le code client qui vous a été attribué par ce site au support technique

Si vous souhaitez archiver un bien, rendez-vous sur la fiche du bien en question, puis dans le menu vertical de droite, cliquez sur l'avant dernière icône « Archiver ».

Votre bien est désormais archivé. Un message rouge apparaîtra pour vous indiquer que vous ne devez pas oublier de clôturer le mandat associé à ce bien.

Une autre méthode consiste à se rendre la liste des biens, sélectionnez le ou les biens souhaités, puis cliquez sur « Archiver » dans le menu en bas.

Rendez-vous dans l'onglet « Biens », puis placez la souris sur le menu « Mes biens ». Puis, il vous suffira de cliquez sur « Biens archivés »

Si vous souhaitez désarchiver un bien, il vous suffit de vous rendre sur la fiche de ce bien, et de cliquez sur l'avant dernière icône du menu vertical de droite « Désarchiver » (remarque : le bouton archiver se transforme ici en désarchiver).

PS : Vous pouvez également archiver une fiche acquéreur de la même manière, à partir du menu vertical de droite. Un contact peut aussi être archivé, depuis la liste de contacts, en cliquant sur le bouton « Archiver » dans le menu en bas de page.

Lorsque vous vous connectez à votre logiciel et vous souhaitez créer un contact, il faut tout d'abord se rendre dans l'onglet Contacts.

Une fois arrivé sur l'onglet Contacts, vous verrez par défaut le Carnet d'adresses de l'agence. Cliquez sur le bouton « Nouveau contact ».

Cette page vous permettra de créer un nouveau contact dans votre logiciel. De nouveaux champs vides apparaîtront dans la colonne de droite. Il vous suffit de les remplir et de cliquer sur le bouton Enregistrer plus bas.

Votre contact est enregistré et vous avez la possibilité de lier tous les autres éléments à ce contact (tâches, visites, fiches acquéreur, documents, etc.). Vous l'aurez compris, tous les modules du logiciel sont interconnectés et le contact est toujours un élément central qui permet d'organiser l'information au sein de l'agence.

Pour créer une fiche acquéreur depuis la page d'accueil et décrire les critères de recherche de la personne, cliquez sur l'icône + en face de Fiches acquéreurs dans le cadre Contacts.

Ou alors, cliquez sur (1) « Contacts », puis sur (2) « Fiches acquéreurs » et enfin sur (3) « Nouvelle fiche acquéreur ».

Vous êtes invité à remplir le type de bien recherché (appartement, maison, local pro…) ainsi que le contact à qui la fiche acquéreur sera être liée.

Vous avez deux possibilités. Soit votre contact est déjà dans votre logiciel, dans ce cas, vous cliquez sur « Contact existant », et renseignez son nom. Soit vous devrez créer le contact en même temps que votre fiche acquéreur, en cliquant sur « Nouveau Contact ».

Puis, saisissez toutes les informations relatives à la demande (secteur géographique, budget, surface recherchée, etc.).

Vous avez la possibilité d’enregistrer la demande d’un acquéreur, du point de vue de la localisation, de trois manières différentes.

Si vous choisissez « Ville(s) », vous devrez renseigner la où les villes, la zone élargie en kilomètres et des précisions (à titre indicatif).

Si vous choisissez « Zone cartographique », vous devrez dans ce cas placer des pointeurs sur la carte, qui définira la zone dans laquelle l’acquéreur souhaite trouver un bien. Il vous suffit de faire un clique gauche sur la carte pour en placer. Vous pouvez en placer autant que vous voulez, jusqu’à ce que votre zone soit satisfaisante. Si vous souhaitez recommencer, cliquez simplement sur « supprimer les points ». Vous avez également la possibilité d’ajouter des précisions (à titre indicatif).

Si vous choisissez « Département(s) », vous devrez renseigner le ou les départements ainsi que des précisions (à titre indicatif).

Maintenant que nous avons vu comment créer un contact, un bien et une fiche acquéreur, nous pouvons nous intéresser à une des particularités de notre logiciel, le rapprochement automatique entre l'offre et la demande.

Il y a deux façons d'accéder au rapprochement automatique.

• La première se situe sur la liste de vos fiches acquéreur.

Ces deux icônes représentent le rapprochement automatique :

1. Le logiciel vous propose automatiquement (en fonction des informations disponibles) des biens qui correspondent aux critères de l'acquéreur.

2. Cette icône vous indique combien de biens ont été proposés à l'acquéreur.

En cliquant sur l'icône (1) « Maison » (Biens à proposer), vous pouvez voir la liste des biens qui correspondent à la recherche de l'acquéreur.

Si vous souhaitez communiquer proposer des biens à la personne correspondante, il vous suffit de cocher les biens de votre choix et de cliquer sur (1) « Envoyer par mail ».

Après l'envoi du mail, la proposition sera automatiquement enregistrée par le logiciel. Si vous faites la proposition par un autre moyen (téléphone par exemple), vous devez l'indiquer comme proposé en cliquant sur (2) « Déjà proposé ».

Si vous cliquez sur (3) « Ne convient pas », ce bien ne sera exclu du rapprochement et plus jamais proposé à cet acquéreur.

Si vous souhaitez créer un bon de visite, il vous suffit de cliquer sur (4) « Visites ».

• La deuxième façon d'accéder au rapprochement automatique est par la liste des biens. Pour cela, cliquez sur l'onglet (1) « Biens », puis sur le menu (2) « Biens immobiliers », en sélectionnant par exemple « Appartement ».

Voici la liste de l'ensemble de vos appartements. Veuillez maintenant cliquer sur le bouton (3) « Rapprochement ».

Voici la page une fois que les rapprochements ont été faits.

De la même manière que le rapprochement à partir des fiches acquéreurs, vous allez voir apparaître deux nouvelles icônes pour chaque bien.

Ces deux icônes représentent le résultat du rapprochement automatique.

1. Le logiciel vous propose automatiquement (en fonction des informations disponibles) des acquéreurs qui correspondent au bien.

2. Cette icône vous indique à combien d'acquéreurs le bien a été proposé.

En cliquant sur l'icône (1) « Acquéreurs correspondants », vous verrez la liste des acquéreurs qui correspondent aux caractéristiques du bien.

Si vous souhaitez communiquer ce bien à la personne correspondante, il vous suffit de cliquer sur (1) « Envoyer par mail ».

Comme avant, la proposition par mail sera enregistrée automatiquement. Sinon, vous devez indiquer la proposition manuellement en cliquant sur (2) « Déjà proposé »

Si vous cliquez sur (3) « Ne convient pas », ce bien ne sera plus jamais proposé à cet acquéreur.

Les rapports propriétaires générés par le logiciel vous donnent une excellente visibilité sur l'ensemble des actions menées par l'agence pour vendre ou louer un bien. Vous aurez un aperçu des principaux indicateurs liées à chaque bien (multidiffusé ou pas, nombre de consultations sur le site, nombre de propositions et de visites effectuées, etc…).

En cliquant sur « Gérer l'accès », vous avez la possibilité de donner un accès à tous les propriétaires pour qu'ils consultent les rapports directement via le site web de l'agence. Les rapports sont actualisés en temps réel et peuvent être consultés à tout moment.

En cliquant sur la loupe, vous aurez accès à toutes les informations relatives à ce propriétaire. Un filtre en haut de la page vous permettra de sélectionner une période déterminée. Vous pourrez également télécharger cette page en PDF afin de l'archiver ou l'envoyer par mail.

En cliquant sur chacune des icônes en haut à droite, vous pouvez accéder directement à chaque rubrique du rapport.

Le registre des mandats électroniques peut remplacer votre registre papier. Vous pouvez saisir vos mandats dans le logiciel en cliquant sur le bouton « Nouveau mandat ».

Le bouton « Réserver un N° » permet de réserver un numéro de mandat que vous utiliserez plus tard.

Si vous êtes sur le terrain, il est possible de réserver un numéro de mandat par SMS en envoyant le mot « mandat » au 06 29 19 88 83 (coût d'un sms + 0,45€ HT/sms facturé à l'agence).

En cliquant sur la loupe, vous aurez accès à toutes les informations relatives à ce mandat. Comme d'habitude, le crayon vous permettra d'éditer/modifier ce dernier.

Dans le menu de droite, différentes options s'offrent à vous. Vous pourrez par exemple clôturer ou décloturer un mandat en cliquant sur le cadenas. L'horloge vous permet de consulter l'historique de toutes les modifications du mandat et l'imprimante vous permet de le télécharger en format PDF.

Lorsque vous créez le bien, vous avez la possibilité d'attribuer un nouveau numéro de mandat, d'utiliser un numéro déjà réservé ou si vous êtes administrateur, de saisir manuellement un numéro (rubrique Etat du dossier).

Si le bien existe déjà dans votre logiciel, vous pouvez toujours l'éditer en cliquant sur le crayon (menu de droite) et puis renseigner les informations relatives au mandat.

IMPORTANT : L'administrateur a la possibilité de saisir manuellement un numéro de mandat, ou encore de supprimer un mandat.

Vous avez la possibilité de créer une tâche depuis la fiche d'un bien, la fiche d'un contact, ou depuis l'onglet « Agenda », menu « Tâches planifiées ».

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Une autre façon de créer une tâche rapidement est de se rendre dans l'onglet « Agenda », puis dans le menu « Agenda de la semaine ».

Avec votre souris, sélectionnez la plage horaire sur laquelle vous souhaitez planifier votre tâche. Puis, renseignez les champs.

En cliquant sur votre tâche, vous avez la possibilité de la modifier, mais vous pouvez aussi déplacer votre tâche, simplement en faisant un glisser-déposer sur la partie haute de la tâche (le petit bandeau avec l'heure de la tâche).

Si vous souhaitez modifier la durée de votre tâche, il vous suffit de cliquer sur la partie basse de la tâche (le curseur de la souris va changer) et de redimensionner la tâche sur la verticale.

Peu importe la façon dont vous allez créer votre tâche, elle apparaîtra aussi bien dans l'onglet « Agenda de la semaine » que dans l'onglet « Tâches planifiées »

Pour créer un bon de visite, vous avez trois possibilités.

• La première, directement sur la page d'un bien.

Rendez-vous donc sur la liste de vos biens, puis cliquez sur la photo du bien ou sur la loupe afin d'accéder à la fiche du bien.

Ensuite, sous la photo, vous allez retrouver tous les éléments liés à ce bien, notamment les visites. Pour créer un bon de visite, il vous suffit de cliquez sur le petit + à coté de Visites.

Remplissez les champs vides, puis cliquez sur « Enregistrer ». Ici, les informations du bien seront pré-remplies.

• La deuxième option pour créer une visite est disponible directement depuis la fiche d'un contact, avec la même interface que vous avez sur la fiche d'un bien. Ici, les coordonnées du contact seront pré-remplies.

Pour voir l'ensemble de vos visites, veuillez cliquer sur l'onglet (1) « Agenda », puis sur le menu (2) « Visites ».

• La troisième option, directement à partir de cette page, en cliquant sur (3) « Nouvelle visite ».

Le principe est le même qu'en créant la visite depuis un bien ou un contact, à défaut qu'ici, vous devez remplir vous-même le bien et le contact concernés (personne à faire visiter).

En vous rendant dans l'onglet « Agenda », puis dans le menu « Agenda de la semaine », vous aurez accès à un calendrier qui répertorie l'ensemble de vos tâches sur une semaine. Vous avez la possibilité de consulter l'agenda d'un autre négociateur (si celui-ci a partagé son agenda avec vous), ainsi que de choisir l'affichage sur 3, 5 ou 7 jours.

Vous pouvez également visualiser vos tâches sous forme de liste à partir du menu « Tâches planifiées »

Vous pouvez configurer votre boîte mail sur un logiciel de messagerie comme Outlook par exemple, sur un smartphone ou une tablette (iPhone, iPad, Android ou autre). Voici les paramètres nécessaires :

Protocole : IMAP (version sécurisée)
Serveur IMAP entrant : secure.emailsrvr.com (port 993)
Serveur SMTP sortant : secure.emailsrvr.com (port 465)
Connexion sécurisée par SSL/TLS : oui
Authentification SMTP nécessaire : oui
Type d'authentification : simple
Identifiant : adresse mail complète (ex: contact@agence.fr)
Mot de passe : le même que pour le logiciel Netty

Android

Le logiciel comprend un système automatisé de notification qui vous rappellera de chaque événement important.

Désormais, vous aurez un signal dans le coin supérieur droit de l'écran lorsqu'une notification vous sera indiquée (l'icône changera de couleur pour vous rappeler qu'il y a une nouvelle notification).

Ici apparaîtront les mandats dont la date d'expiration approche (une première fois 60 jours avant la fin, une seconde 30 jours avant la fin du mandat), les différentes tâches et visites planifiées et les nouvelles alertes mail créées par les internautes.

Vous avez la possibilité de choisir le moment où vous souhaitez recevoir vos notifications. Rendez-vous sur l’onglet Paramètres, menu Mon compte et cliquez sur le crayon pour éditer. Ici, vous aurez la possibilité de choisir entre plusieurs options (notification à l'heure de l'événement, 15 minutes avant, 30 minutes avant etc.).